Om als ondernemer in de inkomstenbelasting in aanmerking te komen voor een aantal ondernemersfaciliteiten, moet u voldoende uren in uw onderneming werken. U kunt dat bewijzen aan de hand van een urenstaat. Volgens Rechtbank Noord-Holland mag deze urenstaat ook achteraf opgesteld zijn, mits deze maar voldoende gedetailleerd is.
Als ondernemer in de inkomstenbelasting, zoals eenmanszaken, maatschappen en Vof’s, heeft u recht op een aantal ondernemersfaciliteiten, zoals de zelfstandigenaftrek. Daarvoor geldt dat u minstens 1.225 uren per jaar in uw onderneming actief moet zijn en dat dit meer dan de helft van al uw gewerkte uren is. U kunt het aantal gewerkte uren aannemelijk maken met een urenstaat, waarin u bijhoudt waarmee u bezig bent en hoeveel uren hiermee gemoeid zijn.
Een schoonheidsspecialiste claimt over het jaar 2017 de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Volgens de inspecteur voldoet de onderneemster niet aan het urencriterium. Hij vindt de urenstaat die de vrouw heeft overgelegd, te globaal en onvoldoende gespecificeerd. De rechtbank (ECLI:NL:RBNHO:2023:4943) oordeelt echter dat de werkzaamheden die in de urenstaat zijn vermeld, voldoende specifiek zijn. Dat de urenstaat achteraf is opgemaakt, is volgens de rechter geen probleem. Dit wordt voldoende gecompenseerd door de gedetailleerdheid van de urenstaat en de overige overgelegde stukken. De onderneemster heeft over 2017 dan ook recht op de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
De rechter heeft in dit geval een achteraf opgestelde urenstaat geaccepteerd, maar dit is echter een minder veilige optie dan het dagelijks bijhouden van uw uren. U moet zich dan immers soms jaren later al uw activiteiten zien te herinneren. Als er twijfel kan bestaan over het aantal voor uw onderneming gewerkte uren, is het raadzaam periodiek een urenverantwoording bij te houden. Omschrijf daarin de uitgevoerde werkzaamheden duidelijk en rond niet alles af op hele uren.
Geef zo mogelijk per dag aan wat u gedaan heeft, zoals website bijgewerkt, klant X bezocht, offerte klant Y gemaakt en hoeveel uren dit per klus in beslag nam. Ook de indirecte uren tellen mee. Denk aan het maken van offertes, reistijd, de wachttijd tussen twee afspraken, boodschappen voor de zaak etc.