Als u meer vergoedt of verstrekt aan uw werknemers dan de vrije ruimte, moet u 80% eindheffing over het meerdere afdragen. Deze eindheffing moet u met de aangifte loonheffingen aangeven en betalen. Maar wanneer?
Voor bepaalde posten geldt een gerichte vrijstelling, denk aan de noodzakelijke computers en mobiele telefoons en de vergoedingen en verstrekkingen die rechtstreeks voortvloeien uit de Arbowet, zoals de ergonomische inrichting van de werkplek bij de werknemer thuis. Voor andere posten geldt een nihilwaardering of een waardering die afwijkt van de waarde in het economisch verkeer. Als u fruit op de werkplek aanbiedt, dan is dat voor de werkkostenregeling op nihil gewaardeerd. Als u de werknemer trakteert op een lunch, dan moet u een bedrag van € 3,90 (2024) bij het loon tellen, ongeacht de werkelijke kosten van de lunch. Voor andere posten geldt dat deze ten laste komen van de vrije ruimte.
In 2023 was de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 3,0% (2024: 1,92%). Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 was en is de vrije ruimte 1,18%. Typische posten in de vrije ruimte zijn het kerstpakket, de waarde van een fiets in een cafetariaregeling en het kerstfeest. Als u meer vergoedt of verstrekt dan de vrije ruimte, moet u 80% eindheffing over het meerdere afdragen. Deze eindheffing moet u met de aangifte loonheffingen aangeven en betalen.
Dat doet u uiterlijk met de aangifte over het tweede tijdvak van 2024. Als u een aangiftetijdvak van een maand hanteert, dan moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2023 daarom uiterlijk aangeven en betalen met de aangifte loonheffingen van februari 2024. Het mag ook eerder.