30.11.2021
De Belastingdienst heeft een handreiking opgesteld waarin wordt uitgelegd hoe de bijtelling werkt als een werknemer voor zijn auto van de zaak op een later moment bij u een Verklaring geen privégebruik inlevert.
Wanneer geen bijtelling? Voor een werknemer die de beschikking heeft over een auto van de zaak die hij ook privé mag gebruiken, geldt dat u als werkgever een bijtelling in de loonadministratie in aanmerking moet nemen. De bijtelling mag alleen achterwege blijven als de werknemer de auto minder dan 500 km per jaar privé gebruikt of als hij bij u een Verklaring geen privégebruik inlevert. Hoe werkt dat precies als een werknemer in de loop van het jaar een auto krijgt?
Praktijkvoorbeeld
Een werknemer krijgt vanaf 1 maart een auto van de zaak. De werknemer wil een bijtelling voorkomen en u spreekt af dat hij een Verklaring geen privégebruik aanvraagt bij de Belastingdienst en die bij u inlevert. Totdat de verklaring er is, zal de werknemer een kilometeradministratie bijhouden.
Totdat de verklaring is ingeleverd. Over de maand maart levert de werknemer een kilometeradministratie in waaruit blijkt dat de auto 65 km privé is gebruikt. De bijtelling mag alleen achterwege gelaten worden als de auto minder dan 500 km per jaar privé gebruikt wordt. Deze werknemer heeft dit jaar de auto tien maanden ter beschikking, dus mag hij deze maximaal 416 km (10 / 12 x 500 km) privé gebruiken, dat is dus 41,6 km in maart. Omdat de auto 65 km privé is gebruikt, moet er een bijtelling plaatsvinden. In april levert de werknemer zijn kilometeradministratie opnieuw in en in april is er 45 km privé gereden. Totaal in twee maanden dus 110 km, als hij zo doorgaat komt hij dit jaar uit op 550 km en dat is meer dan 416 km. Ook over april moet er bijgeteld worden.
Na het inleveren van de verklaring. In mei levert de werknemer de verklaring geen privégebruik in. U mag dan stoppen met de bijtelling, tenzij u weet dat de auto op jaarbasis meer dan 500 km privé wordt gebruikt. Zolang de werknemer geen administratie over mei inlevert, weet u dat niet en kan de bijtelling achterwege blijven.
Eerdere maanden corrigeren? Als de werknemer u in mei vraagt om de loonadministratie over maart en april te corrigeren, dan mag dat, maar alleen als u zeker weet dat de auto op jaarbasis minder dan 500 km privé is gebruikt. De kilometeradministratie over mei mag dan dus maximaal 14,8 privékilometers laten zien (totaal aantal privékilometers is dan 65 + 45 + 14,8 = 124,8 in drie maanden = 416 privékilometers in tien maanden).
Correctie in belastingaangifte werknemer. Als u niet wilt of kunt corrigeren, dan kan de werknemer in zijn aangifte inkomstenbelasting een correctie maken op het loon dat op zijn jaaropgaaf staat en op deze manier de ingehouden loonbelasting over de bijtelling terugvragen.
Wie loopt het risico bij fouten?
Verklaring. Als u een Verklaring geen privégebruik heeft, dan kunt u de bijtelling achterwege laten, tenzij u weet dat de werknemer de auto toch voor meer dan 500 km per jaar privé gebruikt. Het risico op naheffingen door de Belastingdienst ligt dan dus in beginsel bij de werknemer.
Geen verklaring. Als er geen Verklaring geen privégebruik is ingeleverd en de werknemer een kilometeradministratie bijhoudt, dan moet u er heel zeker van zijn dat de 500 km-grens niet wordt overschreden, want het risico op naheffingen ligt dan bij u als werkgever.
Het is oppassen geblazen bij het achterwege laten van de bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak. Zolang u niet beschikt over een Verklaring geen privégebruik, loopt u het risico als er iets fout gaat. Let op als een werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak krijgt: de 500 km-grens wordt dan naar rato toegepast.